嘮科團丨PPT發(fā)明者去世!為啥PPT成為職場打工人必備?
央廣網(wǎng)北京9月12日消息(總臺中國之聲記者鶴佳 楊揚)據(jù)中央廣播電視總臺中國之聲《新聞超鏈接》報道,當(dāng)?shù)貢r間9月1日,PowerPoint的發(fā)明者丹尼斯·奧斯汀在美國加利福尼亞州洛斯阿爾托斯的家中去世。
PowerPoint有一個家喻戶曉的縮寫詞:PPT。無論是學(xué)校課堂授課,還是企業(yè)新品發(fā)布,隨處可見PPT的蹤影。作為微軟辦公工具套件的重要組成部分,全球用戶現(xiàn)在每天使用PowerPoint創(chuàng)建超過3000萬份演示文稿。
PPT是如何產(chǎn)生和發(fā)展起來的?如何評價一份PPT做得好與不好?為什么用Word沒法替代PPT?
人人都能制作幻燈片
數(shù)碼評論員黃浩介紹,PowerPoint這一產(chǎn)品最早并不出現(xiàn)在Windows系統(tǒng)中,而是在蘋果的Mac系統(tǒng)中出現(xiàn)。1987年,微軟公司以1400萬美元收購了PowerPoint,盡管當(dāng)時還存在著究竟圖形化界面還是字符化界面是未來發(fā)展趨勢的爭議,但事實證明微軟的這筆收購是非常成功的商業(yè)舉動,為后來圖文處理和表格領(lǐng)域商業(yè)空間的獲得提供了機遇,以至于無論是微軟的Office,還是國內(nèi)的WPS或蘋果的套件,都是雷打不動的辦公三件套。毫無疑問,蘋果的Keynote、WPS的演示文稿,其用法和操作邏輯都來源于當(dāng)年P(guān)owerPoint對整個行業(yè)用戶習(xí)慣帶來的延展。
在PowerPoint剛出現(xiàn)時,制作幻燈片是一項勞動密集型任務(wù),需要手工繪制膠片插在幻燈機上,絕大部分時間不是花在創(chuàng)意上,而是如何實現(xiàn)。但到了PPT年代,各種方便的一鍵化操作讓實現(xiàn)的過程變得簡單,大部分時間留給了創(chuàng)意。因此勞動幅度變少,但思考PPT怎么做的過程大大增加。
如今,只需要有投影儀或者大屏電視機,連上電腦就能很方便地使用PPT做演示,形式也不僅局限于圖文,還能插入視頻等其他附注,幫助演講者更好地了解和闡述所表達的內(nèi)容。對于受眾而言,尤其是在教育市場中,由于信息被拆解成聲音圖像和文字等各種形式,這種聲情并茂的內(nèi)容也更容易被認知與接受。
什么樣的PPT才算“好”?
黃浩認為,PPT做得好與不好,一個較好的評價標準是能夠配合演講者表述得清楚明白,既傳遞了信息量,又表述了重點。
人獲取信息需要通過文字圖像聲音等各種方式互相配合,一天中接觸的信息量太多,會產(chǎn)生信息爆炸的感覺,因此如何平衡PPT中的信息量,以及如何在信息量中突出表達的重點,這件事比動手做PPT本身更加重要。
PPT還需要照顧顯示設(shè)備,大部分的電腦或電視屏幕是16:9,商業(yè)大屏是21:9,不同的寬高比,決定了屏幕上填充的視覺元素有所不同。使用PPT模板能很大程度上解決審美的問題,并能達到事半功倍的效果,但也非??简炛谱髡邔τ赑PT用途和場合的理解,比如在商業(yè)提案中選用蘭花草風(fēng)格的模板顯然就不匹配。
有些大公司產(chǎn)品發(fā)布會的PPT需要長時間打磨,設(shè)計費用也很高,這是因為PPT中的設(shè)計元素都要精細化處置,還要平衡好每一頁的信息量與受眾接受信息的時間,素材、文稿都要不斷地與演講者去配合,是個龐大的系統(tǒng)工程。未來有了AI技術(shù)的加持,或許能夠提高做PPT的基本水準,但如果要追求更好的效果,可能還是PPT高手會更勝一籌。
用Word還是PPT?適合的才是最好的
作為辦公軟件的Word同樣有著強大的功能,喬布斯甚至說過:“知道自己在說什么的人根本不需要PowerPoint?!睘槭裁碬ord沒能取代PPT?黃浩表示,顯示設(shè)備與使用場景的不同,決定了對于Word文檔和PowerPoint幻燈片會采取截然不同的處理方式。
Word本身并不是用于屏幕展示的軟件,其編排格式都以印刷為核心;而PPT則是放在屏幕上,通常不直接作為打印內(nèi)容。正因此,Word會有頁邊距方便打印裝訂,字體方面也多為宋體,而PPT的字體多為微軟雅黑等。
當(dāng)然,很多時候Word要比PPT更高效地傳達信息,在職場中也不必拘泥于一定要使用PPT完成某項工作,適合的形式才是最好的。如果過度追求形式感,到最后可能泛化演變?yōu)樾问街髁x,反而帶來額外的時間和效率上的浪費。
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